Régie interne de la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse, Règlements de, R.Q. C-12, r.1

1.   La Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse tient ses séances à son siège social ou à tout autre endroit au Québec, fixé dans l'avis de convocation.

La Commission peut siéger en séance régulière ou spéciale. Elle tient au moins 12 séances régulières par année.

2.   Une séance de la Commission est convoquée sur l'ordre du président ou, en son absence, sur l'ordre du vice-président.

3.   Lorsqu'une séance est convoquée, le secrétaire transmet à chaque membre de la Commission, à sa dernière adresse connue, un avis écrit, au moins 4 jours avant la date fixée pour la tenue de la séance.

Cet avis indique le lieu, la date et l'heure de la séance, ainsi que l'ordre du jour.

En cas d'urgence, la convocation peut être faite par télégramme ou par téléphone et le délai n'est alors que de 24 heures.

4.   Le président est tenu de convoquer une séance sur demande écrite de 4 membres et, s'il n'accède pas à cette demande dans les 48 heures de sa réception, ces membres peuvent convoquer eux-mêmes cette séance, par avis écrit, transmis à tous les autres membres de la Commission, au moins 4 jours avant la date fixée pour la tenue de la séance.

5.   Il peut être dérogé aux formalités de convocation si tous les membres y consentent par écrit.

Un membre peut toujours renoncer à l'avis de convocation relatif à une séance, à condition de le faire par écrit; cette renonciation peut être faite avant ou après la séance à laquelle l'avis aurait dû se rapporter et elle tient lieu, quant au membre qui la signe, d'avis de convocation.

La présence d'un membre à une séance, ou partie de séance, constitue de la part de ce membre une renonciation à tout avis de convocation qui aurait dû ou pu être donné relativement à cette séance, ainsi qu'au consentement à la continuation de cette séance pour discuter des affaires qui y sont présentées, sauf s'il y assiste spécialement pour contester la régularité de la convocation.

En cas d'urgence, les membres de la Commission peuvent participer à une séance de la Commission à l'aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer oralement entre eux, notamment par téléphone. Ils sont alors réputés avoir assisté à la séance.

6.   Le quorum d'une séance est fixé à la majorité des membres de la Commission.

7.   Au début de chaque séance, le président soumet l'ordre du jour. Les membres de la Commission peuvent, par résolution, apporter des modifications à l'ordre du jour avant qu'il ne soit adopté.

Lors d'une séance spéciale, seuls les sujets inscrits à l'ordre du jour peuvent y être discutés, sauf si tous les membres sont présents et consentent majoritairement à traiter d'autres sujets.

8.   Les séances de la Commission sont présidées par le président ou, en son absence, par le vice-président.

9.   Un membre de la Commission ne peut prendre part aux délibérations, ni voter sur une question dans laquelle il a un intérêt.

La Commission, en cas de contestation, décide si le membre a un intérêt dans la question et ce membre n'a pas le droit de voter sur la question de savoir s'il est intéressé.

10.   Les décisions de la Commission sont prises à la majorité des membres présents. En cas de partage des voix, la proposition est soumise à nouveau au vote à main levée des commissaires, à la première séance qui suit. S'il y a de nouveau partage des voix, le président jouit alors d'un second vote.

Un membre peut faire inscrire sa dissidence au procès-verbal de la séance.

Le vote est pris à main levée. Il peut également avoir lieu par scrutin secret, à la demande d'un membre. Une demande de vote par scrutin secret peut être retirée en tout temps, avant le début du scrutin, par celui qui en fait la demande.

À moins que le scrutin secret ne soit ainsi demandé, la déclaration par le président qu'une résolution a été adoptée à l'unanimité, par une majorité, ou qu'elle n'a pas été adoptée, fait preuve sans autre formalité.

11.   Une séance peut être ajournée, par résolution, à un moment ou à une date subséquente, et un nouvel avis de convocation n'est alors pas requis.

12.   Les résolutions de la Commission, signées par tous les commissaires habiles à voter sur ces résolutions lors des séances de la Commission, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces séances. Un exemplaire de ces résolutions est conservé avec les procès-verbaux des délibérations de la Commission.

13.   Les questions de procédure non prévues aux présents règlements, sont régies, en les adaptant, par les règles contenues dans le Code de procédure Morin (Morin, Procédure des assemblées délibérantes, Montréal, 4 ^e édition, 1969).

14.   Le secrétaire de la Commission rédige le procès-verbal de chaque séance de la Commission.

15.   Les procès-verbaux de la Commission contiennent un exposé sommaire de ses délibérations, ainsi que le texte des résolutions adoptées lors de chacune des séances.

16.   Outre le président, le secrétaire peut certifier les procès-verbaux; il peut également certifier les extraits des procès-verbaux, les documents et copies qui émanent de la Commission ou qui font partie de ses archives.

17.   Le président, ou un membre du personnel de la Commission désigné par cette dernière, peut faire au nom de celle-ci une déclaration requise par la loi, sous serment ou non, dans le cadre d'une procédure judiciaire ou autrement.

18.   Le sceau de la Commission est celui détenu par le secrétaire au siège social de la Commission.

19.   Toute modification, remplacement ou abrogation des présents règlements, est adopté par le vote de la majorité des membres de la Commission lors d'une séance spéciale.

20.   Omis.