Bibliothèque nationale du Québec, Règlement sur la régie interne de la, R.Q. c. B-1.2, r.3

1.   Le sceau corporatif de la Bibliothèque nationale du Québec est celui dont l'impression apparaît en annexe.

2.   Le conseil d'administration se réunit au moins 4 fois l'an entre le 1 ^er avril et le 31 mars. Il tient ses séances au siège social ou à tout autre endroit au Québec fixé dans l'avis de convocation.

3.   Une séance du conseil d'administration est convoquée par le président.

4.   Lorsqu'une séance du conseil est convoquée, le secrétaire transmet à chaque membre, à sa dernière adresse connue, un avis écrit au moins 7 jours avant la date fixée pour la tenue de la séance, accompagné de l'ordre du jour proposé.

Une séance spéciale du conseil d'administration peut être convoquée par télégramme ou par téléphone et le délai n'est alors que de 6 heures.

5.   Le président est tenu de convoquer une séance du conseil d'administration sur demande écrite de 3 membres et, s'il n'accède pas à cette demande dans les 48 heures de sa réception, ces membres peuvent convoquer eux-mêmes cette séance par un avis écrit transmis à tous les autres membres du conseil au moins un jour franc avant la tenue de la séance. Une telle séance peut aussi être convoquée par télégramme ou par téléphone et le délai n'est alors que de 6 heures.

6.   Une séance du conseil d'administration peut être tenue sans avis de convocation si tous les membres sont présents et y consentent ou si tous les membres manifestent par écrit leur consentement à la tenue de la séance ou en ratifient la tenue.

7.   Le quorum des séances du conseil d'administration doit exister pendant toute la durée de la séance.

S'il n'y a pas quorum, une demi-heure après l'heure indiquée sur l'avis de convocation, la séance est remise; un nouvel avis de convocation doit être envoyé.

8.   Les décisions du conseil sont prises à la majorité des voix exprimées des membres présents. Le vote est donné verbalement sauf si un scrutin est demandé par 2 membres ou par le président.

À moins que le scrutin ne soit demandé, la déclaration par le président qu'une résolution a été adoptée à l'unanimité, ou par une majorité, ou n'a pas été adoptée, fait preuve sans autre formalité.

9.   Une séance du conseil peut être tenue à l'aide de moyens permettant aux membres de communiquer oralement entre eux, notamment par téléphone.

10.   Une séance peut être ajournée par résolution à une heure ou à une date subséquente et un nouvel avis n'est pas alors requis. Les membres absents doivent alors en être informés.

11.   Une résolution signée par tous les membres du conseil a la même valeur et le même effet que si elle avait été adoptée à une séance du conseil; une telle résolution est conservée avec les procès-verbaux des délibérations du conseil.

12.   La présente section s'applique à tout comité établi par la Bibliothèque en vertu du premier alinéa de l'article 15 de la Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec (L.R.Q., c. B-1.2).

13.   Un comité est constitué d'au plus 5 membres. Le président-directeur général de la Bibliothèque est membre d'office du comité.

14.   Une réunion du comité est convoquée par le président du comité.

15.   Lorsqu'une réunion du comité est convoquée, le secrétaire transmet à chaque membre, à sa dernière adresse connue, un avis écrit au moins 2 jours avant la date fixée pour la tenue de la réunion, accompagné de l'ordre du jour proposé.

16.   Une réunion du comité peut être convoquée par télégramme ou par téléphone et le délai n'est alors que de 6 heures.

L'article 6 s'applique à une réunion du comité, compte tenu des adaptations nécessaires.

17.   Le quorum du comité est constitué par un nombre équivalant à une majorité des membres constituant le comité.

18.   Les décisions du comité sont prises à la majorité des voix exprimées des membres présents. En cas de partage des voix, le président du comité a une voix prépondérante.

19.   Un membre du comité ayant un intérêt direct ou indirect dans une affaire soumise à l'étude du comité et qui met en conflit son intérêt personnel et celui du comité doit le révéler par écrit ou verbalement, lors de la réunion, au président du comité et s'abstenir de participer à toute délibération et à toute décision portant sur l'affaire dans laquelle il a un intérêt.

20.   Le secrétaire de la Bibliothèque est secrétaire du comité. Il prépare les réunions et en assure le suivi.

Il rédige les procès-verbaux des réunions et les soumet pour approbation aux membres du comité.

21.   Les procès-verbaux des réunions du comité sont signés par le président du comité et le secrétaire du comité.

22.   Le président du comité remet, à chaque réunion du conseil d'administration de la Bibliothèque qui suit une réunion du comité, un bref rapport sur les activités du comité.

23.   Le président ou un membre du conseil d'administration désigné par résolution peut faire au nom de la Bibliothèque une déclaration requise par la Loi, y compris une déclaration sous serment, dans le cadre d'une procédure judiciaire ou autrement.

24.   Les chèques, traites, billets à ordre, acceptations, lettres de change, ordres de paiement et autres instruments de même nature doivent être établis, signés, tirés, acceptés, endossés, selon le cas:

  1°    par le président et un autre membre du conseil d'administration désigné par résolution du conseil;

  2°    par le directeur administratif et un autre membre du conseil d'administration désigné par résolution du conseil;

  3°    par 1 ou 2 personnes désignées par résolution du conseil.

25.   Omis.